Il riesame della direzione viene condotto di norma almeno una volta l’anno. E’ necessario stabilire la data del riesame prendendo in considerazione la pianificazione delle altre attività legate al sistema SGSL, ed in particolare la pianificazione degli audit.Il riesame deve essere completo, deve cioè considerare tutti gli elementi costitutivi del SGSL aziendale, salvo casi particolari o urgenti tipo mutamenti organizzativi, cambiamento dei processi produttivi, mutamenti legislativi, ecc.
In tali casi, è compito del RSGSL individuare tempi e modalità per la conduzione del riesame.
Il RSGSL provvede a rendere disponibile tutta la documentazione allo scopo di consentirne l’esame e la discussione da parte di tutte le figure aziendali coinvolte in sede di riesame. I principali documenti su cui si basa il riesame della direzione sono i seguenti:
• Documento di politica aziendale;
• Documento degli obiettivi e traguardi predefiniti;
• Registro degli audit del sistema
• Registro delle non conformità
• Registro dei requisiti legali ed altri
• Registro delle comunicazioni
• Registro delle azioni correttive e preventive.
Il riesame della direzione ha i seguenti obiettivi principali:
• Valutazione dell’adeguatezza della politica aziendale, degli obiettivi e della loro pianificazione ed attuazione;
• valutazione dell’efficacia e dell’efficienza del SGSL dell’azienda.
Tali considerazioni vengono effettuate anche in relazione a:
• Miglioramento continuo;
• Mutamenti legislativi;
• Cambiamenti nei processi produttivi o nei prodotti dell’azienda;
• Innovazioni tecnologiche;
• Esiti di audit, azioni correttive/preventive e non conformità.
Durante la riunione del riesame vengono discusse, di volta in volta, eventuali proposte di modifica ad elementi del sistema di gestione, sulla base del confronto tra la documentazione e le pianificazioni ad essi relative, sulla base dell’efficienza ed efficacia della loro attuazione e l’evoluzione del contesto interno ed esterno all’azienda.
Al termine del riesame vengono identificate le azioni da intraprendere e le modifiche da apportare al sistema ed ai documenti relativi.
Le modifiche e le azioni proposte vengono sottoposte all’approvazione della DG, dopodiché divengono operative a tutti gli effetti.
Gli esiti del riesame vengono registrati in un apposito modello che viene sottoposto all’approvazione della DG contenente le seguenti informazioni principali:
• Data del riesame
• Oggetto del riesame
• Esiti
• Firma del RSGSL
• Firma della DG per approvazione.
La DG riesamina periodicamente il SGSL per garantire l’idoneità, l’adeguatezza e l’efficacia nel tempo. Oggetto del riesame è anche la valutazione della necessità di cambiamenti del sistema dell’organizzazione, incluse la politica e gli obiettivi.
Sono oggetto per il riesame i seguenti elementi:
i risultati delle verifiche ispettive interne e delle valutazioni sul rispetto delle prescrizioni legali e eventuali prescrizioni sottoscritte dall’azienda;
il monitoraggio delle prestazioni e il grado di raggiungimento degli obiettivi e traguardi;
le non conformità inclusi gli incidenti, infortuni e malattie professionali;
lo stato delle azioni preventive e correttive;
le azioni susseguenti ai recedenti riesami da parte della DG;
le raccomandazioni per il miglioramento;
le informazioni di ritorno dalle parti interessate;
lamentele interne e/o informazioni sulla soddisfazione del personale;
valutazione/analisi del mercato incluse le prestazioni dei concorrenti;
le circostanze derivanti da cambiamenti, comprese le modifiche alle prescrizioni legali e eventuali prescrizioni sottoscritte dall’azienda;
le comunicazioni provenienti dalle parti interessate, compresi i reclami.
Gli elementi in uscita dal riesame devono evidenziare le decisioni della Direzione in merito a:
l’idoneità della politica per la Salute e la Sicurezza sul Lavoro;
l’adeguatezza delle risorse finanziarie, umane e materiali;
l’idoneità, l’adeguatezza e l’efficacia della attuale identificazione dei pericoli, della valutazione dei rischi e dei processi attuati per controllare i rischi;
gli attuali livelli di rischio e l’efficacia delle misure di controllo in vigore;
lo stato di preparazione del personale nella gestione delle emergenze;
la conferma e/o la modifica degli indicatori dei processi aziendali e degli indicatori proattive e reattivi delle prestazioni di Sicurezza;
le eventuali Azioni Correttive e/o Preventive;
i nuovi obiettivi aziendali di Sicurezza;
le aree o attività che possono essere oggetto obiettivi di miglioramento, in accordo ai piani di sviluppo ed ai budget disponibili;
le eventuali azioni di miglioramento di organizzazione in relazione agli aspetti di Sicurezza e di Salute sul Lavoro;
l’assegnazione delle responsabilità e delle risorse necessarie per l’attuazione di nuovi obiettivi e delle azioni di miglioramento.
Il programma degli audit e della formazione per l’anno seguente vengono approvati nel corso del riesame stesso. L’oggetto del riesame viene formalizzato in un apposito verbale, i cui contenuti sintetizzano la convocazione della riunione, i partecipanti, i documenti considerati, gli argomenti trattati e le azioni decise. Tale verbale formalizza gli elementi in uscita dall’attività del riesame del sistema ossia:
obiettivi, traguardi, piani di miglioramento con descrizione dettagliata delle azioni da svolgere, le responsabilità, i tempi e le risorse necessarie;
piano di formazione/addestramento del personale;
piano degli audit interni di Sistema;
azioni correttive e preventive da implementare;
eventuali modifiche o adeguamenti della politica, basate su nuove strategie per la tutela della salute e sicurezza.
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