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Nel caso di Non Conformità rilevate sui prodotti forniti deve essere sempre redatto il documento Rapporto non conformità. Qualsiasi operatore (addetto alle lavorazioni od ai controlli) può individuare, nel corso delle attività espletate, un prodotto non conforme ai requisiti ed alle caratteristiche per esso specificati. Nel caso di non conformità/difetti del prodotto-servizio che non possono essere risolti immediatamente ed autonomamente dagli stessi operatori che li hanno rilevati e che comunque risultano avere rilevanza per la qualità del prodotto considerato e/o del relativo processo, è necessario procedere all'identificazione ed alla gestione della non conformità, come precisato nel proseguo del presente paragrafo. Nel caso di non conformità/difetti del prodotto -servizio che , per la loro natura, possono essere risolti direttamente dall’operatore che li rileva, l’operatore stesso è autorizzato all’immediato trattamento del prodotto/servizio per riportarlo a specifica (operazione di rilavorazione/re-esecuzione del servizio).
Il prodotto non conforme viene immediatamente identificato dal personale che ne ha rilevato la non conformità, mediante un cartellino o un adesivo rosso recante la scritta "Non Conforme", apposto sul prodotto in modo ben visibile, ovvero, ove le dimensioni del prodotto non lo consentano, mediante il suo inserimento in un contenitore identificato con la scritta “prodotti non conformi”. Dopo essere stato identificato, il prodotto non conforme viene, ove possibile, segregato nelle zone appositamente predisposte insieme ai relativi documenti giustificativi, a cura del personale che ha registrato la non conformità.
Nota: Se non è possibile trasferire immediatamente nelle apposite zone di segregazione il prodotto non conforme, l’operatore che ha individuato la non conformità si accerta che il cartellino "Non Conforme" su di esso apposto sia ben visibile e che non vi sia possibilità che il prodotto venga accidentalmente utilizzato. I prodotti non conformi rimangono segregati fino a quando non sono state prese decisioni in merito alla loro utilizzazione.
Il Responsabile del sistema di gestione, in collaborazione con il responsabile di produzione che l’ha rilevata, deve valutare la non conformità determinandone la causa e definendo se essa è attribuibile ad un fornitore o alle attività di processo interne.
La registrazione della non conformità per le quali necessitano azioni correttive, viene effettuata dal personale che ha rilevato la  non conformità stessa, utilizzando la prima parte del modello. (Rapporto di non conformità di prodotto). Tale rapporto, compilato, datato e firmato dalla persona che ha rilevato la non conformità, nella prima parte contiene i seguenti dati da inserire nel campo:
La fase del processo in corrispondenza della quale è stata evidenziata la non conformità e/o il reparto presso il quale la stessa è stata rilevata.
L’identificazione del materiale/prodotto non conforme (denominazione del prodotto).
La descrizione della non conformità rilevata (tipo di difettosità/non conformità rilevata).
Le possibili cause, se immediatamente identificabili, del difetto rilevato.
La documentazione di supporto e la documentazione che fornisce l’evidenza della non conformità rilevata (specifiche, piani di controllo, etc.).
Il nome di chi ha compilato il rapporto e la data di compilazione.
Il rapporto, compilato in tutte le sue parti, viene consegnato immediatamente al Responsabile di Funzione interessato.
Per tutte le non conformità rilevate il Responsabile dell’azione deciderà l’individuazione di una fra le seguenti possibilità:
accettare ugualmente il servizio/prodotto poiché comunque soddisfa le prescrizioni contrattuali previste con l’utente/committente.
provvedere alla definizioni di modifiche sulle procedure di produzione al fine di assicurarne l’idoneità ai requisiti specificati.
A fronte delle eventuali modifiche nella produzione e/o nell’erogazione dei servizi è compito dell’amministrazione concordare con i fornitori le attività da eseguire e procedere alla definizione dei relativi controlli indipendentemente dagli incaricati dello svolgimento dei controlli stessi.
La decisione sul trattamento delle non conformità deve essere registrata sul modello ed approvata.
Il responsabile del sistema di gestione provvederà a trasmettere il modello ai soggetti competenti per l’attuazione dei provvedimenti decisi in relazione alla risoluzione delle non conformità rilevate.
Il responsabile del sistema di gestione dovrà poi assucurarsi circa l’esito ottenuto a seguito della decisione intrapresa e della successiva attuazione, visionando e successivamente vistando il modello in caso di esito positivo, o attivando un’ulteriore non conformità nel caso di esito negativo, indicandone il numero originario di riferimento.
Il responsabile del sistema di gestione attraverso l’acquisizione diretta dei dati procede all’elaborazione, all’analisi e alla stesura di un rapporto statistico annuale da presentare all’organizzazione, per il corretto svolgimento delle attività di Riesame della Direzione.
Accettazione del prodotto NC mediante “Concessione” e registrazione
Nel caso il Responsabile del processo considerato valuti la non conformità “non critica”, egli decide per “l’utilizzazione (accettazione) del prodotto” con o senza riparazione; secondo tale decisione dovrà comunque essere corredata da una “concessione”, rilasciata dal responsabile della produzione e, ove previsto contrattualmente, dal cliente all’uopo informato. 
Tale concessione è registrata sul modello. La decisione di accettare un prodotto non conforme viene presa dal responsabile di produzione solamente nel caso in cui lo stesso, pur non risultando “a specifica”, è comunque in grado di assicurare la funzionalità e/o le altre prestazioni per esso richieste. 
Il prodotto “accettato”, che non richiede di essere riparato, viene inserito nuovamente nel suo ciclo di vita, a cura delle funzioni interessate. Quanto sopra pone fine al processo di gestione del prodotto non conforme. 
Il prodotto non conforme “accettato”, che richiede di essere riparato o rilavorato, viene gestito come precisato all’inizio del presente paragrafo. Compete alle funzioni interessate procedere alla riparazione o alla rilavorazione/re-esecuzione del prodotto/servizio per consentirne l’utilizzazione secondo quanto prestabilito. Registrando l’esito della riparazione o rilavorazione sul modello nello spazio denominato “Verifica Chiusura”.
I reclami possono essere rilevati dalle funzioni direttive, dal personale preposto alla realizzazione dei prodotti/servizi e da chiunque riceva una telefonata, fax o lamentela. 
Chiunque riceva un reclamo da un Cliente deve prontamente informare il responsabile del sistema di gestione, il quale provvede a compilare il modulo “Rapporto di Non Conformità/Reclamo”, specificando che si tratta di un reclamo. 
La Gestione dei Reclami viene effettuata seguendo le prescrizioni relative alla gestione delle Non Conformità.

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