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riunione periodica
La riunione periodica, così come stabilito dall’art. 35 del D. Lgs 81/08, deve essere organizzata obbligatoriamente dal datore di lavoro, almeno una volta all’anno, nelle aziende che hanno più di 15 dipendenti. Nelle unità produttive che occupano fino a 15 lavoratori è facoltà del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza chiedere la convocazione di un'apposita riunione.
Essa ha un ruolo fondamentale nella gestione dei rischi aziendali.
La riunione ha altresì luogo in occasione di eventuali significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, compresa la programmazione e l'introduzione di nuove tecnologie che hanno riflessi sulla sicurezza e salute dei lavoratori.
Alla riunione devono obbligatoriamente partecipare:
- Il datore di lavoro o un suo rappresentante;
- Il responsabile del servizio prevenzione e protezione;
- Il medico competente, ove previsto;
- Il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza.
Il datore di lavoro o un suo rappresentante convoca e gestisce la riunione periodica, personalmente o tramite il servizio di prevenzione e protezione. Il suo compito è quello di stabilire i contenuti della riunione e, al termine della stessa, di redigere un verbale che sarà poi a disposizione di tutti i partecipanti per eventuali consultazioni.
Il responsabile del servizio di prevenzione e protezione prende parte alla riunione poiché il servizio di prevenzione e protezione di cui è responsabile ha il compito di individuare e valutare i rischi e di stabilire le misure preventive e protettive da attuare.
l medico competente partecipa alla riunione ed ha il compito di comunicare anonimamente i risultati degli accertamenti e di spiegarli. Inoltre, la sua presenza è fondamentale visto che insieme al datore di lavoro deve predisporre le misure di tutela della salute ed i piani di formazione ed informazione.
Il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza  partecipa alla riunione per essere il portavoce delle esigenze, dei problemi,  degli obiettivi e delle priorità di tutti i lavoratori. Il R.L.S. raccoglie tutte le informazioni necessarie attraverso sopralluoghi, assemblee con i lavoratori e questionari.
Alla riunione possono partecipare anche:
- gli A.S.P.P. ;
- i dirigenti ed i preposti aziendali che hanno dei ruoli in ambiti di prevenzione;
- i consulenti esterni che forniscono un sostegno tecnico al datore di lavoro.
Nel corso della riunione il datore di lavoro sottopone all'esame dei partecipanti:
- il documento di valutazione dei rischi;
- l'andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria;
- i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l'efficacia dei dispositivi di protezione individuale. Lo scopo è quello di  verificare l’idoneità dei DPI alle mansioni da svolgere e capire le motivazioni del rifiuto dei lavoratori ad utilizzare i dispositivi di protezione individuale; Bisogna valutarne le caratteristiche, la disponibilità e definire un adeguato addestramento all’uso.
- i programmi di informazione e formazione dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori ai fini della sicurezza e della protezione della loro salute. Vengono, cioè discussi e definiti i programmi di formazione ed informazione al fine di renderli coerenti con la valutazione dei rischi.
Per quanto riguarda l’informazione essa deve essere tempestiva, adeguata alla mansione, chiara e comprensibile per il destinatario. Anche la formazione deve essere attinente al tipo di attività da svolgere e deve contenere messaggi chiari e non contraddittori.
Il documento di valutazione dei rischi va considerato punto fisso dell'ordine del giorno della riunione in quanto tale documento va considerato come uno strumento dinamico di valutazione dei rischi e delle attività, degli strumenti, dei comportamenti atti a prevenirli.
Va sempre misurata l’adeguatezza del documento al contesto in cui opera l’azienda, la sua completezza di analisi, l’efficacia delle misure di prevenzione individuate, la loro reale applicazione; oltre alla modifica sostanziale del documento alla presenza di significative variazioni del contesto organizzativo e produttivo dell’azienda.
Non sempre è possibile attuare una completa valutazione del rischio, in particolare la sottovalutazione delle conoscenze, delle percezioni, del sapere di lavoratrici e lavoratori può determinare la mancata valutazione di alcuni rischi presenti. Una buona valutazione del rischio deve tener in conto il coinvolgimento di chi, operando direttamente, conosce bene i processi, i comportamenti, i materiali e le possibili conseguenze di questi sulla salute e sul benessere. Il Rappresentante per la Sicurezza (RLS) deve in primo luogo portare il punto di vista dei lavoratori all'interno del Sistema Salute Sicurezza aziendale.
Nel corso della riunione possono essere individuati:
a) codici di comportamento e buone prassi per prevenire i rischi di infortuni e di malattie professionali;
b) obiettivi di miglioramento della sicurezza complessiva sulla base delle linee guida per un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro.
Il datore di lavoro nel corso della prima riunione commenta il D.V.R., le misure di prevenzione e protezione da attuare per ottenere in tempi prefissati dei miglioramenti.
Nelle riunioni successive, l’obiettivo è quello di verificare se i miglioramenti programmati sono stati raggiunti.
In generale si può affermare che la funzione principale della riunione periodica è quella di realizzare un confronto sui temi della sicurezza sui luoghi di lavoro tra persone diverse che hanno diversi ruoli aziendali ma un fine comune che è quello di tutelare la salute e la sicurezza dei lavoratori.
Per il raggiungimento degli obiettivi di una riunione periodica, è importante effettuare un’idonea organizzazione:
Innanzitutto prima dell’inizio della riunione è importante che il datore di lavoro pianifichi gli obiettivi da raggiungere, stabilisca il luogo e la data in cui si svolgerà la riunione, i nominativi dei partecipanti. Vanno calcolati anche i tempi da dedicare alla riunione in modo tale che essi siano compatibili con la quantità e la qualità degli argomenti da trattare.
Bisogna, inoltre fare le convocazioni scritte con almeno una settimana di anticipo ed accertarsi che tutti i partecipanti abbiano ricevuto la comunicazione e mettere a loro disposizione la documentazione che sarà oggetto di discussione.
Durante lo svolgimento della riunione è importante rispettare il susseguirsi di tre fasi; nella prima fase si ascoltano tutti i partecipanti, nella seconda fase si valutano le problematiche esposte e nella terza fase si stabiliscono le soluzioni ai problemi.
Al termine della riunione il datore di lavoro deve redigere un verbale contente:
- gli argomenti trattati;
- i nomi dei partecipanti;
- gli obiettivi da raggiungere, i metodi e le risorse da impiegare a tal fine.
NORMATIVA
D.Lgs. n. 81/2008 - Articolo 18 “Obblighi del datore di lavoro e del dirigente”.
Comma 1. Il datore di lavoro, che esercita le attività di cui all’articolo 3, e i dirigenti, che organizzano e dirigono le stesse attività secondo le attribuzioni e competenze ad essi conferite, devono: nelle unità produttive con più di 15 lavoratori, convocare la riunione periodica di cui all’articolo 35.
(articolo sanzionato con ammenda da 2.000 a 4.000 euro).
D.Lgs. n. 81/2008 - Articolo 35 “Riunione periodica”.
Comma 1. Nelle aziende e nelle unità produttive che occupano più di 15 lavoratori, il datore di lavoro, direttamente o tramite il servizio di prevenzione e protezione dai rischi, indice almeno una volta all’anno una riunione cui partecipano:
a) il datore di lavoro o un suo rappresentante;
b) il responsabile del servizio di prevenzione e protezione dai rischi;
c) il medico competente, ove nominato;
d) il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza.
Comma 2. Nel corso della riunione il datore di lavoro sottopone all’esame dei partecipanti:
a) il documento di valutazione dei rischi;
b) l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e della sorveglianza sanitaria;
c) i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei dispositivi di protezione individuale;
d) i programmi di informazione e formazione dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori ai fini della sicurezza
e della protezione della loro salute.
Comma 3. Nel corso della riunione possono essere individuati:
a) codici di comportamento e buone prassi per prevenire i rischi di infortuni e di malattie professionali;
b) obiettivi di miglioramento della sicurezza complessiva sulla base delle linee guida per un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro.
Comma 4. La riunione ha altresì luogo in occasione di eventuali significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, compresa la programmazione e l’introduzione di nuove tecnologie che hanno riflessi sulla sicurezza e salute dei lavoratori. Nelle ipotesi di cui al presente articolo, nelle unità produttive che occupano fino a 15 lavoratori è facoltà del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza chiedere la convocazione di un’apposita riunione.
Comma 5. Della riunione deve essere redatto un verbale che è a disposizione dei partecipanti per la sua consultazione.

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