Per garantire un efficace sistema di gestione EHSQ in ogni momento, è necessario assicurarsi che i processi rimangano rilevanti e funzionino correttamente. E questo è il ruolo della revisione della direzione. Ora come si esegue? E quali sono le poste in gioco?
Revisione della direzione: gli obiettivi
La revisione della gestione è un requisito di diversi standard ISO. Ecco un estratto dello standard ISO 9001, capitolo 5.6 sulla revisione della gestione:
La direzione deve, a intervalli pianificati, rivedere il SGQ dell’organizzazione per assicurarsi che rimanga pertinente, adeguato ed efficace. Questa revisione dovrebbe includere una valutazione delle opportunità di miglioramento e la necessità di modificare il sistema di gestione della qualità, compresa la politica di qualità e gli obiettivi di qualità.
Potrebbe essere una riunione annuale o semestrale. Mira a elaborare una valutazione complessiva dell’approccio EHSQ con il management e a riferire sull’efficacia del sistema di gestione EHSQ. È interessante prendere le decisioni necessarie se necessario.
Una revisione della gestione mette in discussione la situazione esistente, mobilitando e coinvolgendo il comitato di gestione nel processo. Questa è un’opportunità per i manager di scambiare i loro diversi punti di vista sull’attuale struttura dell’organizzazione EHSQ.
La revisione della direzione pone varie domande relative al contesto interno (nuovi prodotti, cambiamenti organizzativi, cambiamenti dello staff, ecc.) E al contesto esterno (aspettative del cliente, cambiamenti nella competizione, regolamenti, ecc.).
Come pianificare la revisione della gestione?
Organizzazione a monte
Innanzitutto, si tratta di definire i partecipanti e la durata della riunione:
partecipanti:
partecipanti:
- il facilitatore (il responsabile EHSQ o la direzione);
- process driver;
- il comitato esecutivo ..
Durata: 1H30-2H00 (massimo 2H!)
Prima della revisione, dovrai eseguire una preparazione completa e strutturata. Porta insieme i tuoi process driver attraverso le revisioni dei processi. È quest’ultimo che alimenterà la revisione della gestione.
Fondamentalmente, è importante evitare di presentare troppe tabelle numeriche e usare un gergo professionale incomprensibile … Dare priorità alla forma con una grafica più visiva.
Per aiutarti, prova ad anticipare le possibili risposte per discutere in modo positivo. Ecco i diversi dati di input che costituiranno la tua recensione di gestione e che dovrai preparare :
Risultati di audit interni / esterni;
Rischi e opportunità;
Indagini sulla soddisfazione del cliente;
Non conformità e reclami:
Indicatori di prestazione ;
Stato delle azioni intraprese dall’ultima revisione;
Analisi di possibili cambiamenti;
Suggerimenti per un miglioramento.
Rischi e opportunità;
Indagini sulla soddisfazione del cliente;
Non conformità e reclami:
Indicatori di prestazione ;
Stato delle azioni intraprese dall’ultima revisione;
Analisi di possibili cambiamenti;
Suggerimenti per un miglioramento.
Ma attenzione, lo scopo qui non è elencare tutti i reclami dei clienti uno per uno, ad esempio, ma per riassumerli. Questo sommario deve essere presentato alla direzione prima della riunione.
Durante la revisione della direzione
Per i primi trenta minuti, prenditi il tempo di presentare i risultati e discuterli. Il resto della riunione sarà dedicato al lavoro su questioni in corso o su un singolo argomento mirato.
Ricorda, combina gli oggetti! Usa spesso “noi” o “nostro” per comunicare i tuoi messaggi. Anche il coinvolgimento di tutti i partecipanti è essenziale. Si tratta di valutare i successi, spiegare i fallimenti e proporre idee per migliorare.
Alla fine della riunione, è necessario essere in grado di stabilire un elenco di dati di output :
Struttura del sistema EHSQ;
Possibili modifiche in merito alle aspettative del cliente;
Possibili cambiamenti nella politica e negli obiettivi;
Assegnazione delle risorse necessarie.
Possibili modifiche in merito alle aspettative del cliente;
Possibili cambiamenti nella politica e negli obiettivi;
Assegnazione delle risorse necessarie.
Riassunto della revisione della gestione
Si tratta di scrivere una sintesi “sul posto” che includa le decisioni che sono state prese e le azioni da intraprendere. Monitorare il piano d’azione globale è essenziale: servirà da base per la prossima revisione della gestione.
Pertanto, la chiave del successo di una revisione della gestione risiede nella sua preparazione iniziale, che deve essere accurata e organizzata. Questo tipo di incontro è un luogo ideale per i dipendenti per condividere i loro obiettivi.
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