Regolamento dell’Organismo di Vigilanza
Ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 si deve instituire in azienda un Organismo di Vigilanza (di seguito indicato anche con OdV) il cui compito è quello di vigilare sul funzionamento e l’attuazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo.
Il regolamento ODV disciplina l’attività dell’OdV i cui principi ispiratori sono onorabilità, autonomia, indipendenza, poteri di iniziativa e di controllo, al fine di garantire l’efficiente vigilanza sulla corretta ed efficace attuazione del MO e prevenire o rilevare situazioni di responsabilità, nello svolgimento delle attività aziendali, connesse al compimento di reati da soggetti in posizione apicale o subordinata e da quanti hanno relazioni e coinvolgimento nelle attività aziendali o svolte per l’azienda o in conto dell’azienda stessa (tali soggetti in seguito saranno indicati anche come “destinatari”).
Nello specifico l’OdV svolge i seguenti compiti:
a) occuparsi dell’applicazione del MO, avendo cura di diffonderne la conoscenza e l’osservanza, e di verificarne, avvalendosi delle funzioni aziendali di competenza, la corretta attuazione;
b) predisporre i necessari aggiornamenti qualora subentrino non conformità o modifiche nell’organizzazione aziendale;
c) assicurarsi che tutti i destinatari operino nel rispetto delle leggi e del Codice Etico, in ottemperanza alle procedure aziendali a cui il MO si riferisce;
d) condurre gli accertamenti interni alla luce di segnalazioni riguardanti eventuali violazioni;
e) raccogliere e archiviare i dati e le informazioni derivanti dalle indagini condotte e promuovere apposite iniziative e soluzioni a fronte di eventuali azioni correttive proposte.
La scelta dei componenti viene effettuata tra soggetti dell’azienda o esterni ad essa, con comprovata esperienza e competenza professionale e con riconosciuti requisiti di onorabilità, correttezza, imparzialità, indipendenza e autonomia.
L’azienda mette a disposizione dell’OdV risorse logistiche e finanziarie per consentirne lo svolgimento delle attività.
L’OdV ha poteri di spesa autonomi e, causa l’attività di controllo che deve esercitare, si colloca tipicamente ai vertici della struttura gerarchica nell’organigramma aziendale.
La revoca all’incarico, prima della sua scadenza stabilita, per ogni componente dell’Organismo di Vigilanza non può essere resa esecutiva se non per giusta causa.
A tal proposito si stabilisce che tale revoca per giusta causa è da intendersi quando:
• si verifica l’impossibilità fisica, ad esempio dovuta ad un prolungato periodo di malattia, tale da impedire al componete dell’OdV l’espletamento dei sui compiti, in riferimento alla durata delle attività dell’OdV stesso.
• siano pervenute modifiche nel profilo etico e morale del componente e nelle sue caratteristiche di onorabilità e professionalità, quali comportamenti non coerenti con le funzioni da svolgere in qualità di componente di un OdV o addirittura interdizioni a norma di legge, condanne, etc.
Ogni componente dell’OdV potrà comunque recedere in ogni momento dall’incarico presentando preavviso in modo da dare all’azienda la possibilità di procedere alla sostituzione garantendo la continuità dell’ azione dell’OdV.
Per il personale interno, facente parte dell’OdV, l’incarico decade automaticamente al cessare del rapporto di lavoro con l’azienda.
La conclusione dall’incarico per un componente dell’OdV non costituisce decadenza dell’intero OdV, giacché come detto è prevista la sostituzione dei componenti che revocano l’incarico. Si precisa che il nuovo incaricato avrà come scadenza del proprio mandato quella prevista per l’intero OdV, da cui si procede poi per l’eventuale ulteriore rinnovo.
L’Organismo di Vigilanza è preposto a svolgere i compiti di vigilanza sull’osservanza ed efficacia del Modello Organizzativo ai sensi del D.Lgs. 231/01. Esso altresì è dotato di poteri ispettivi e di controllo e per questo ha libero accesso a tutti i documenti e a tutte le informazioni presenti in azienda e necessarie allo svolgimento dei compiti stabiliti.
Le attività e i compiti dell’OdV riguardano:
- il controllo sull’effettiva applicazione del Modello Organizzativo, con la conseguente verifica della rispondenza tra i principi in esso riportati e i reali comportamenti tenuti in azienda, alla luce anche delle ispezioni condotte e delle segnalazioni ricevute;
- verificare l’idoneità del Modello Organizzativo rispetto all’azione di prevenzione per possibili illeciti e reati, e valutarne la funzionalità nel tempo, curandone gli aggiornamenti o adeguandolo ad eventuali nuove necessità ed esigenze;
- diffondere in azienda la comprensione dei principi delineati nel Codice Etico;
- curare la documentazione necessaria all’attuazione del Modello;
- procedere alla raccolta, elaborazione e archiviazione di tutti i dati e le informazione relative alle verifiche sull’osservanza del Modello;
- coordinarsi con le funzioni aziendali per controllare i settori, soprattutto quelli delle cosiddette aree “sensibili”, e le attività ritenute a rischio per la commissione di reati;
- condurre le necessarie ispezioni all’interno dell’azienda;
- accertare le violazioni e informare la direzione, procedendo anche ad applicare le sanzioni disciplinari stabilite;
- riferire periodicamente alla direzione sullo stato di attuazione del Modello e in merito a quanto svolto.
Ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 si deve instituire in azienda un Organismo di Vigilanza (di seguito indicato anche con OdV) il cui compito è quello di vigilare sul funzionamento e l’attuazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo.
Il regolamento ODV disciplina l’attività dell’OdV i cui principi ispiratori sono onorabilità, autonomia, indipendenza, poteri di iniziativa e di controllo, al fine di garantire l’efficiente vigilanza sulla corretta ed efficace attuazione del MO e prevenire o rilevare situazioni di responsabilità, nello svolgimento delle attività aziendali, connesse al compimento di reati da soggetti in posizione apicale o subordinata e da quanti hanno relazioni e coinvolgimento nelle attività aziendali o svolte per l’azienda o in conto dell’azienda stessa (tali soggetti in seguito saranno indicati anche come “destinatari”).
Nello specifico l’OdV svolge i seguenti compiti:
a) occuparsi dell’applicazione del MO, avendo cura di diffonderne la conoscenza e l’osservanza, e di verificarne, avvalendosi delle funzioni aziendali di competenza, la corretta attuazione;
b) predisporre i necessari aggiornamenti qualora subentrino non conformità o modifiche nell’organizzazione aziendale;
c) assicurarsi che tutti i destinatari operino nel rispetto delle leggi e del Codice Etico, in ottemperanza alle procedure aziendali a cui il MO si riferisce;
d) condurre gli accertamenti interni alla luce di segnalazioni riguardanti eventuali violazioni;
e) raccogliere e archiviare i dati e le informazioni derivanti dalle indagini condotte e promuovere apposite iniziative e soluzioni a fronte di eventuali azioni correttive proposte.
La scelta dei componenti viene effettuata tra soggetti dell’azienda o esterni ad essa, con comprovata esperienza e competenza professionale e con riconosciuti requisiti di onorabilità, correttezza, imparzialità, indipendenza e autonomia.
L’azienda mette a disposizione dell’OdV risorse logistiche e finanziarie per consentirne lo svolgimento delle attività.
L’OdV ha poteri di spesa autonomi e, causa l’attività di controllo che deve esercitare, si colloca tipicamente ai vertici della struttura gerarchica nell’organigramma aziendale.
La revoca all’incarico, prima della sua scadenza stabilita, per ogni componente dell’Organismo di Vigilanza non può essere resa esecutiva se non per giusta causa.
A tal proposito si stabilisce che tale revoca per giusta causa è da intendersi quando:
• si verifica l’impossibilità fisica, ad esempio dovuta ad un prolungato periodo di malattia, tale da impedire al componete dell’OdV l’espletamento dei sui compiti, in riferimento alla durata delle attività dell’OdV stesso.
• siano pervenute modifiche nel profilo etico e morale del componente e nelle sue caratteristiche di onorabilità e professionalità, quali comportamenti non coerenti con le funzioni da svolgere in qualità di componente di un OdV o addirittura interdizioni a norma di legge, condanne, etc.
Ogni componente dell’OdV potrà comunque recedere in ogni momento dall’incarico presentando preavviso in modo da dare all’azienda la possibilità di procedere alla sostituzione garantendo la continuità dell’ azione dell’OdV.
Per il personale interno, facente parte dell’OdV, l’incarico decade automaticamente al cessare del rapporto di lavoro con l’azienda.
La conclusione dall’incarico per un componente dell’OdV non costituisce decadenza dell’intero OdV, giacché come detto è prevista la sostituzione dei componenti che revocano l’incarico. Si precisa che il nuovo incaricato avrà come scadenza del proprio mandato quella prevista per l’intero OdV, da cui si procede poi per l’eventuale ulteriore rinnovo.
L’Organismo di Vigilanza è preposto a svolgere i compiti di vigilanza sull’osservanza ed efficacia del Modello Organizzativo ai sensi del D.Lgs. 231/01. Esso altresì è dotato di poteri ispettivi e di controllo e per questo ha libero accesso a tutti i documenti e a tutte le informazioni presenti in azienda e necessarie allo svolgimento dei compiti stabiliti.
Le attività e i compiti dell’OdV riguardano:
- il controllo sull’effettiva applicazione del Modello Organizzativo, con la conseguente verifica della rispondenza tra i principi in esso riportati e i reali comportamenti tenuti in azienda, alla luce anche delle ispezioni condotte e delle segnalazioni ricevute;
- verificare l’idoneità del Modello Organizzativo rispetto all’azione di prevenzione per possibili illeciti e reati, e valutarne la funzionalità nel tempo, curandone gli aggiornamenti o adeguandolo ad eventuali nuove necessità ed esigenze;
- diffondere in azienda la comprensione dei principi delineati nel Codice Etico;
- curare la documentazione necessaria all’attuazione del Modello;
- procedere alla raccolta, elaborazione e archiviazione di tutti i dati e le informazione relative alle verifiche sull’osservanza del Modello;
- coordinarsi con le funzioni aziendali per controllare i settori, soprattutto quelli delle cosiddette aree “sensibili”, e le attività ritenute a rischio per la commissione di reati;
- condurre le necessarie ispezioni all’interno dell’azienda;
- accertare le violazioni e informare la direzione, procedendo anche ad applicare le sanzioni disciplinari stabilite;
- riferire periodicamente alla direzione sullo stato di attuazione del Modello e in merito a quanto svolto.
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