Regolare le operazioni che intervengono nella gestione dei contenziosi riferiti a procedimenti giudiziali e arbitrali verso terzi e gestire le azioni comportamentali dei soggetti coinvolti. L’intento è quello di procedere alla valutazione dei rischi da reato previsti dal MO in modo da garantirne l’attuazione e l’adozione delle misure di prevenzione e protezione ed assicurare la loro adeguatezza, efficacia ed efficienza nel tempo in corrispondenza degli obiettivi della politica aziendale e nel rispetto della normativa vigente.
La procedura si applica all’intero processo e alle relative attività svolte in azienda.
RIFERIMENTI NORMATIVI E DEFINIZIONI
Norme o Leggi principali
D.Lgs. 231/2001 e s.m.i.
D.Lgs. 81/2008 e s.m.i.
BS OHSAS 18001:2007
Linee Guida UNI - INAIL
La procedura riguarda il processo di identificazione e gestione di tutte quelle operazioni che sono attinenti ad attività di gestione dei contenziosi e che riguardano rapporti e relazioni anche tramite terzi in cui si possono evidenziare comportamenti e azioni a rischio commissione reati, con conseguente danno per l’azienda. A fronte di tale situazione il processo deve essere analizzato in tutte le sue fasi, compresa quella di pre-contenzioso, devono essere individuati gli “attori”, cioè il personale coinvolto, e gli elementi che possono favorire l’insorgere di situazioni di rischio a cui si vuole fronteggiare con le indicazioni contenute nella presente procedura.
Vengono pertanto individuate le fasi in cui si articola il processo e a cui si riferiscono le attività connesse; esse riguardano:
• l’analisi preliminare e il pre-contenzioso;
• l’apertura del contenzioso o dell’arbitrato;
• la gestione del procedimento;
• la conclusione con la sentenza.
IL CONTROLLO DEL PROCESSO
Tutta l’attività si svolge avendo predefinito e identificato gli operatori coinvolti e le fasi operative. Il controllo del processo riguarda pertanto la rilevazione dei ruoli e dei compiti assegnati per l’espletamento dell’attività in essere e la tracciabilità dei flussi relativi agli atti e alla documentazione.
Infatti l’attività di controllo si basa proprio sulla verifica degli adempimenti e sulla individuazione degli elementi qualificanti la tracciabilità delle fasi in cui si articola il processo.
L‘impossibilità quindi di eseguire una tracciabilità degli atti, come una mancata qualificazione del personale coinvolto, possono costituire ulteriori fattori di rischio.
Pertanto nel controllo del processo, i principali elementi specifici sottoposti a verifica sono i seguenti:
• individuazione delle fasi operative in cui si esplica l’attività e tracciabilità della documentazione, degli atti e delle fonti;
• catalogazione e archiviazione dei documenti aziendali ufficiali diretti ai giudici o ai membri del collegio arbitrale, anche di quelli consegnati per il tramite di legali esterni e periti di parte; altresì tale azione riguarda anche la documentazione relativa ai periti di ufficio designati e ai componenti a giudicare sul contenzioso/arbitrato di interesse dell’azienda;
• possibilità di effettuare una valutazione di congruità formale dei flussi documentabili e di verificare di poter espletare tutte le azioni funzionali al procedimento.
INDICAZIONI COMPORTAMENTALI E OPERATIVE
E’ fatto divieto in tutte le fasi del processo tenere comportamenti tali da eludere le direttive e le procedure aziendali previste per lo svolgimento delle operazioni, così come è fatto divieto fornire informazioni non veritiere o usare metodi che possano indurre a favorire indebitamente l’azienda eludendo gli obblighi di legge.
In particolare l’azienda dispone per quanti coinvolti in tale processo a non adottare comportamenti contrari al Codice Etico e alle indicazioni del MO in tutte le fasi operative ed in particolare nelle seguenti attività:
• nelle convocazioni, sia ufficiali che non, e negli incontri, formali ed informali, anche per il tramite di legali esterni e esperti con il ruolo di periti di parte, al fine di influenzare il personale coinvolto (giudici, arbitri, appartenenti all’ente giudicante, ausiliari e periti di parte, per indurlo a favorire indebitamente gli interessi dell’azienda; l’azienda rifiuta tale atteggiamento per quanti operano per conto di essa, ed in particolar modo quando la Pubblica Amministrazione sia controparte del contenzioso;
• durante il corso del procedimento e in tutte le sue fasi, compresi i casi in cui sono previsti possibilità di accordi, come il tentativo obbligatorio di riconciliazione nelle cause di lavoro, anche per il tramite di legali esterni e periti di parte, con l’intento di ottenere favoritismi e agevolazioni nel superare ostacoli, burocratici e legali, e vincoli o criticità in moda da garantire, con un operato scorretto, una qualche tutela degli interessi dell’azienda o ottenere dei vantaggi per essa;
• in atto all’effettuazione di ispezioni o all’esecuzione di controlli e delle conseguenti verifiche attuate da parte di esponenti degli organismi pubblici o periti d’ufficio, al fine di influenzarne le decisioni e gli esiti e fuorviarne il parere e il giudizio in modo da favorire l’interesse dell’azienda, anche per il tramite di legali esterni e periti di parte;
• al momento della promulgazione della decisione del contenzioso, al fine di influenzare indebitamente le decisioni dell’organo giudicante e cercare di modificarne gli esiti, o di far variare, anche per il tramite di legali esterni e di periti di parte, le posizioni della Pubblica Amministrazione, soprattutto quando questa sia controparte del contenzioso o arbitrato, o abbia comunque parte attiva nel procedimento.
Al fine di fornire elementi indicatori per il controllo del processo all’Organismo di Vigilanza, ogni settore aziendale coinvolto nel processo deve comunicare, per quanto di competenza e con periodicità definita, in rispondenza al Modello Organizzativo 231, le seguenti informazioni:
• elenco contenziosi in corso
• elenco contenziosi conclusi
• gli elementi di Non Conformità rilevati nel processo.
RIFERIMENTI NORMATIVI E DEFINIZIONI
Norme o Leggi principali
D.Lgs. 231/2001 e s.m.i.
D.Lgs. 81/2008 e s.m.i.
BS OHSAS 18001:2007
Linee Guida UNI - INAIL
La procedura riguarda il processo di identificazione e gestione di tutte quelle operazioni che sono attinenti ad attività di gestione dei contenziosi e che riguardano rapporti e relazioni anche tramite terzi in cui si possono evidenziare comportamenti e azioni a rischio commissione reati, con conseguente danno per l’azienda. A fronte di tale situazione il processo deve essere analizzato in tutte le sue fasi, compresa quella di pre-contenzioso, devono essere individuati gli “attori”, cioè il personale coinvolto, e gli elementi che possono favorire l’insorgere di situazioni di rischio a cui si vuole fronteggiare con le indicazioni contenute nella presente procedura.
Vengono pertanto individuate le fasi in cui si articola il processo e a cui si riferiscono le attività connesse; esse riguardano:
• l’analisi preliminare e il pre-contenzioso;
• l’apertura del contenzioso o dell’arbitrato;
• la gestione del procedimento;
• la conclusione con la sentenza.
IL CONTROLLO DEL PROCESSO
Tutta l’attività si svolge avendo predefinito e identificato gli operatori coinvolti e le fasi operative. Il controllo del processo riguarda pertanto la rilevazione dei ruoli e dei compiti assegnati per l’espletamento dell’attività in essere e la tracciabilità dei flussi relativi agli atti e alla documentazione.
Infatti l’attività di controllo si basa proprio sulla verifica degli adempimenti e sulla individuazione degli elementi qualificanti la tracciabilità delle fasi in cui si articola il processo.
L‘impossibilità quindi di eseguire una tracciabilità degli atti, come una mancata qualificazione del personale coinvolto, possono costituire ulteriori fattori di rischio.
Pertanto nel controllo del processo, i principali elementi specifici sottoposti a verifica sono i seguenti:
• individuazione delle fasi operative in cui si esplica l’attività e tracciabilità della documentazione, degli atti e delle fonti;
• catalogazione e archiviazione dei documenti aziendali ufficiali diretti ai giudici o ai membri del collegio arbitrale, anche di quelli consegnati per il tramite di legali esterni e periti di parte; altresì tale azione riguarda anche la documentazione relativa ai periti di ufficio designati e ai componenti a giudicare sul contenzioso/arbitrato di interesse dell’azienda;
• possibilità di effettuare una valutazione di congruità formale dei flussi documentabili e di verificare di poter espletare tutte le azioni funzionali al procedimento.
INDICAZIONI COMPORTAMENTALI E OPERATIVE
E’ fatto divieto in tutte le fasi del processo tenere comportamenti tali da eludere le direttive e le procedure aziendali previste per lo svolgimento delle operazioni, così come è fatto divieto fornire informazioni non veritiere o usare metodi che possano indurre a favorire indebitamente l’azienda eludendo gli obblighi di legge.
In particolare l’azienda dispone per quanti coinvolti in tale processo a non adottare comportamenti contrari al Codice Etico e alle indicazioni del MO in tutte le fasi operative ed in particolare nelle seguenti attività:
• nelle convocazioni, sia ufficiali che non, e negli incontri, formali ed informali, anche per il tramite di legali esterni e esperti con il ruolo di periti di parte, al fine di influenzare il personale coinvolto (giudici, arbitri, appartenenti all’ente giudicante, ausiliari e periti di parte, per indurlo a favorire indebitamente gli interessi dell’azienda; l’azienda rifiuta tale atteggiamento per quanti operano per conto di essa, ed in particolar modo quando la Pubblica Amministrazione sia controparte del contenzioso;
• durante il corso del procedimento e in tutte le sue fasi, compresi i casi in cui sono previsti possibilità di accordi, come il tentativo obbligatorio di riconciliazione nelle cause di lavoro, anche per il tramite di legali esterni e periti di parte, con l’intento di ottenere favoritismi e agevolazioni nel superare ostacoli, burocratici e legali, e vincoli o criticità in moda da garantire, con un operato scorretto, una qualche tutela degli interessi dell’azienda o ottenere dei vantaggi per essa;
• in atto all’effettuazione di ispezioni o all’esecuzione di controlli e delle conseguenti verifiche attuate da parte di esponenti degli organismi pubblici o periti d’ufficio, al fine di influenzarne le decisioni e gli esiti e fuorviarne il parere e il giudizio in modo da favorire l’interesse dell’azienda, anche per il tramite di legali esterni e periti di parte;
• al momento della promulgazione della decisione del contenzioso, al fine di influenzare indebitamente le decisioni dell’organo giudicante e cercare di modificarne gli esiti, o di far variare, anche per il tramite di legali esterni e di periti di parte, le posizioni della Pubblica Amministrazione, soprattutto quando questa sia controparte del contenzioso o arbitrato, o abbia comunque parte attiva nel procedimento.
Al fine di fornire elementi indicatori per il controllo del processo all’Organismo di Vigilanza, ogni settore aziendale coinvolto nel processo deve comunicare, per quanto di competenza e con periodicità definita, in rispondenza al Modello Organizzativo 231, le seguenti informazioni:
• elenco contenziosi in corso
• elenco contenziosi conclusi
• gli elementi di Non Conformità rilevati nel processo.
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