Gli obiettivi dell’audit dei sistemi di gestione della qualità definiti dalla norma ISO 9001:2015 sono rimasti sostanzialmente gli stessi, quali:
· verificare l’adeguatezza del sistema di gestione per la qualità;
· verificare la conformità al Sistema di Gestione
· verificare l’efficacia del Sistema di Gestione.
Emergono dubbi, fra gli "addetti ai lavori" riguardanti la scarsa auditabilità della norma, ritenuta meno prescrittiva rispetto alla versione 2008.
In realtà la norma non è in assoluto meno prescrittiva, tuttavia in essa prevale un approccio "prestazionale“, orientato al conseguimento dei risultati (conformità di prodotti e servizi, soddisfazione del cliente, realizzazione degli obiettivi per la qualità, miglioramento del sistema di gestione).
Sono diminuite per le prescrizioni relative alla documentazione generale del sistema di gestione (il manuale qualità e le sei classiche procedure "di gestione", non sono più espressamente richiesti) che talvolta hanno prodotto in passato, come effetto, un irrigidimento dell'apparato documentale.
Continuano invece a esistere nell'edizione 2015 numerose prescrizioni puntuali (in molti casi più precise e dettagliate, rispetto all'edizione 2008, come nel caso delle prescrizioni relative alla gestione dei processi e degli obiettivi) relative a diversi aspetti della gestione, e che nel loro insieme configurano una "prescrizione generale di risultato".
Da parte dell'audit team occorrerà perciò valutare se il rispetto delle singole prescrizioni elementari produce il soddisfacimento di tale "prescrizione generale", poiché in caso contrario l'audit team non sarebbe di fronte a un "sistema" ma a un insieme di elementi scollegati.
Ciò veniva richiesto anche in passato, ma con la nuova edizione i sistemi di gestione qualità dovranno essere predisposti affinché sia possibile condurre tale valutazione in modo più accurato e oggettivo.
Ancor più che l'edizione 2008, la nuova ISO 9001 non si presta ad approcci di audit "per elementi" (requisiti), per "uffici/reparti", o per "mansioni". Dovrà essere adottato un APPROCCIO ALL'AUDIT PER PROCESSI.
Per ottenere evidenze della coerenza fra la conformità di tipo puntuale e l'efficacia complessiva del sistema di gestione il team
dovrebbe partire dai processi, esaminarne i risultati e il modo in cui tali risultati sono gestiti, dal punto di vista del loro perseguimento e da quello della gestione del follow up (in termini di correzione, miglioramento, sviluppo, ecc.)
Occorrerà anche verificare che i processi siano stati istituiti dall'organizzazione a partire da obiettivi dell'organizzazione pertinenti alla qualità, a loro volta coerenti con la Politica per la Qualità, e che il tutto tenga conto del contesto dell'organizzazione stessa.
Buona parte delle informazioni di audit e in particolare quelle relative all'individuazione dei processi e alla documentazione che l'organizzazione ha ritenuto di elaborare per la loro gestione, dovrebbero essere raccolte prima dell'audit in campo.
In particolare, per quanto attiene, sempre, alla documentazione, dovrebbe essere valutata con cura la sua adeguatezza, e in particolare, le questioni a cui andrebbe cercata risposta dovrebbero includere le seguenti:
1. Esiste una rappresentazione dei processi sufficientemente completa e dettagliata, anche come "mappa" da utilizzare per un idoneo percorso di audit?
02. Le procedure e le istruzioni sono adeguate per:
- argomento/contenuto (grado di copertura dei processi, nella misura necessaria)?
- grado di dettaglio?
- esattezza (correttezza delle informazioni in esse contenute)?
- stato di aggiornamento?
- coerenza interna
- reciproca coerenza?
- chiarezza?
- completezza?
- allineamento al quadro cogente (riferimenti normativi, ecc.)?
- coerenza con le politiche del SGQ?
Una volta che le procedure documentate siano state ritenute adeguate da parte del team di audit, si passerà alla verifica della loro applicazione, attraverso l'audit in campo.
Dapprima è necessario valutare, almeno per il periodo di transizione alla nuova norma (2015 – 2018) se l’azienda ha condotto una valutazione dei rischi sufficientemente completa e accurata, come base per giustificare il ricorso a un sistema di gestione qualità "leggero" dal punto di vista documentale.
La eventuale conferma del vecchio sistema documentale, nella transizione alla nuova edizione, è il risultato di un attento riesame della documentazione, per valutarne l'adeguatezza a fronte del nuovo approccio alla Gestione Qualità, o è avvenuta in modo "automatico"?
Il team di audit dovrà possedere più che nel passato competenze tecniche relative al tipo di organizzazione auditata, dal momento che la valutazione potrebbe in vari casi basarsi soprattutto sull'osservazione diretta dei processi e delle attività, quando non fosse disponibile un completo percorso documentale da seguire, né quindi una formale checklist costruita su tale percorso.
Gli auditor dovrebbero inoltre disporre di competenze che si estendono ad altri sistemi di gestione, considerato che questi potrebbero essere stati istituiti dall'organizzazione a integrazione e supporto della gestione per la qualità, come strumenti per affrontare al meglio le istanze provenienti dalle pertinenti parti interessate (diverse dal cliente) nel contesto esterno o interno, allo scopo di migliorare il sistema qualità, ottenere e accrescere la soddisfazione del cliente, assicurare la conformità dei prodotti e servizi ai requisiti.
· verificare l’adeguatezza del sistema di gestione per la qualità;
· verificare la conformità al Sistema di Gestione
· verificare l’efficacia del Sistema di Gestione.
Emergono dubbi, fra gli "addetti ai lavori" riguardanti la scarsa auditabilità della norma, ritenuta meno prescrittiva rispetto alla versione 2008.
In realtà la norma non è in assoluto meno prescrittiva, tuttavia in essa prevale un approccio "prestazionale“, orientato al conseguimento dei risultati (conformità di prodotti e servizi, soddisfazione del cliente, realizzazione degli obiettivi per la qualità, miglioramento del sistema di gestione).
Sono diminuite per le prescrizioni relative alla documentazione generale del sistema di gestione (il manuale qualità e le sei classiche procedure "di gestione", non sono più espressamente richiesti) che talvolta hanno prodotto in passato, come effetto, un irrigidimento dell'apparato documentale.
Continuano invece a esistere nell'edizione 2015 numerose prescrizioni puntuali (in molti casi più precise e dettagliate, rispetto all'edizione 2008, come nel caso delle prescrizioni relative alla gestione dei processi e degli obiettivi) relative a diversi aspetti della gestione, e che nel loro insieme configurano una "prescrizione generale di risultato".
Da parte dell'audit team occorrerà perciò valutare se il rispetto delle singole prescrizioni elementari produce il soddisfacimento di tale "prescrizione generale", poiché in caso contrario l'audit team non sarebbe di fronte a un "sistema" ma a un insieme di elementi scollegati.
Ciò veniva richiesto anche in passato, ma con la nuova edizione i sistemi di gestione qualità dovranno essere predisposti affinché sia possibile condurre tale valutazione in modo più accurato e oggettivo.
Ancor più che l'edizione 2008, la nuova ISO 9001 non si presta ad approcci di audit "per elementi" (requisiti), per "uffici/reparti", o per "mansioni". Dovrà essere adottato un APPROCCIO ALL'AUDIT PER PROCESSI.
Per ottenere evidenze della coerenza fra la conformità di tipo puntuale e l'efficacia complessiva del sistema di gestione il team
dovrebbe partire dai processi, esaminarne i risultati e il modo in cui tali risultati sono gestiti, dal punto di vista del loro perseguimento e da quello della gestione del follow up (in termini di correzione, miglioramento, sviluppo, ecc.)
Occorrerà anche verificare che i processi siano stati istituiti dall'organizzazione a partire da obiettivi dell'organizzazione pertinenti alla qualità, a loro volta coerenti con la Politica per la Qualità, e che il tutto tenga conto del contesto dell'organizzazione stessa.
Buona parte delle informazioni di audit e in particolare quelle relative all'individuazione dei processi e alla documentazione che l'organizzazione ha ritenuto di elaborare per la loro gestione, dovrebbero essere raccolte prima dell'audit in campo.
In particolare, per quanto attiene, sempre, alla documentazione, dovrebbe essere valutata con cura la sua adeguatezza, e in particolare, le questioni a cui andrebbe cercata risposta dovrebbero includere le seguenti:
1. Esiste una rappresentazione dei processi sufficientemente completa e dettagliata, anche come "mappa" da utilizzare per un idoneo percorso di audit?
02. Le procedure e le istruzioni sono adeguate per:
- argomento/contenuto (grado di copertura dei processi, nella misura necessaria)?
- grado di dettaglio?
- esattezza (correttezza delle informazioni in esse contenute)?
- stato di aggiornamento?
- coerenza interna
- reciproca coerenza?
- chiarezza?
- completezza?
- allineamento al quadro cogente (riferimenti normativi, ecc.)?
- coerenza con le politiche del SGQ?
Una volta che le procedure documentate siano state ritenute adeguate da parte del team di audit, si passerà alla verifica della loro applicazione, attraverso l'audit in campo.
Dapprima è necessario valutare, almeno per il periodo di transizione alla nuova norma (2015 – 2018) se l’azienda ha condotto una valutazione dei rischi sufficientemente completa e accurata, come base per giustificare il ricorso a un sistema di gestione qualità "leggero" dal punto di vista documentale.
La eventuale conferma del vecchio sistema documentale, nella transizione alla nuova edizione, è il risultato di un attento riesame della documentazione, per valutarne l'adeguatezza a fronte del nuovo approccio alla Gestione Qualità, o è avvenuta in modo "automatico"?
Il team di audit dovrà possedere più che nel passato competenze tecniche relative al tipo di organizzazione auditata, dal momento che la valutazione potrebbe in vari casi basarsi soprattutto sull'osservazione diretta dei processi e delle attività, quando non fosse disponibile un completo percorso documentale da seguire, né quindi una formale checklist costruita su tale percorso.
Gli auditor dovrebbero inoltre disporre di competenze che si estendono ad altri sistemi di gestione, considerato che questi potrebbero essere stati istituiti dall'organizzazione a integrazione e supporto della gestione per la qualità, come strumenti per affrontare al meglio le istanze provenienti dalle pertinenti parti interessate (diverse dal cliente) nel contesto esterno o interno, allo scopo di migliorare il sistema qualità, ottenere e accrescere la soddisfazione del cliente, assicurare la conformità dei prodotti e servizi ai requisiti.
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